De nos jours, la signature électronique est au centre de l'innovation numérique et de la dématérialisation des services aux sociétés. Grâce à un logiciel de signature, vous pouvez certifier vos documents plus rapidement. Mais est-ce que vous posez de nombreuses questions sur les signatures électroniques ? Ces dernières s’agissent d'une méthode assez nouvelle qui s'est rapidement propagée dans plusieurs firmes, mais qui n'est pas toujours bien comprise ou maîtrisée. Cependant, elle est utilisée pour authentifier et valider formellement des documents importants tels que des documents juridiques et connexes.
La définition de la signature électronique
La signature numérique est réalisée sur un fichier au format numérique, alors que les signatures manuscrites sont aux documents papier. Vous pouvez exprimer votre approbation et vous engager sur les documents que vous signez. Pour ce faire, il y a des logiciels appropriés qui utilisent des méthodes de cryptage spécifiques. Ainsi, vous pouvez signer tous les genres de documents tels que PDF, Word, XML ou jpeg. Les signatures électroniques ont une réelle valeur juridique tout en vous engageant. En cas de désaccord ou de contrôle, ce type de dispositif est admis comme preuve tant que le document est gardé de manière à garantir sa protection et son intégrité.
D'une manière générale, une signature électronique qualifiée n'est pas votre engagement sur un document numérique. Il s'agit d'une séquence de chiffres associée au document et au signataire. Certains logiciels vérifient les signatures électroniques lors de l'ouverture des documents pour plus de sécurité. De plus, il est nécessaire de dater vos fichiers à l'aide de systèmes d'horodatage électronique. Les horodatages garantissent l’authenticité du dossier à une date donnée et la véracité du fichier. Sur universign.com, vous pouvez trouver plus de détails sur le sujet.
Les enjeux de la signature numérique
La signature électronique garantit l'intégrité des documents électroniques et vérifie leurs auteurs. Elle a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite tout en étant le dernier point de la chaîne de dématérialisation. Selon le règlement européen sur l'investigation électronique et les prestations de confiance pour les opérations électroniques, il y a trois niveaux de signature : la signature simple, l’engagement qualifié et la signature avancée. Il n'y a aucune exigence pour les signatures simples. Ces dernières correspondent à la première étape de sécurisation et de reconnaissance juridique des signatures de fichiers. Elles sont matérialisées par une signature scannée ou un parafe réalisé sur la tablette du livreur. Actuellement, plus de 85 % des signatures électroniques sont simples. Cela permet de signer des contrats d’intégration, des devis et des bons de commande.
Les signatures électroniques avancées sont généralement plus sécurisées. Elles sont conformes à eIDAS et permettent d'identifier formellement le signataire tout en étant créés selon une méthode sous la vérification exclusive du signataire. Ce genre de signature convient aux protocoles financiers importants ou aux situations où il existe des problèmes juridiques importants, tels que l’adhésion d'un contrat d'assurance-vie, la signature d'une convention de vente ou l'ouverture d'un compte bancaire. En revanche, une signature qualifiée est un émargement avancé qui est réalisé à l'aide d'une clé de chiffrement remise avec le contrôle de l'identité du signataire. Elle constitue le plus haut niveau de sécurité et l'application la plus stricte. En plus, elle doit être employée dans les procédures réglementées, notamment dans le domaine public comme le transfert des marchés publics, envoi des factures aux autorités fiscales, expédition des actions réglementaires aux gouvernements départementaux pour contrôler la légalité.
Les avantages de la signature électronique
Le temps gagné par l'installation d'une solution de signature électronique est important. À part le fait de proposer une traçabilité apparente pour optimiser la supervision des transactions, les signatures numériques peuvent diminuer considérablement les procédures de transmission externes et internes. Oubliez la numérisation, l'impression, les coursiers, et les allers-retours pour recueillir des signatures. À l’aide des outils de signature électronique performants et sécurisés, récupérez facilement vos fichiers de preuves sur une plateforme bien protégée. Par ailleurs, la valeur judiciaire des signatures électroniques n'est plus à démontrer. Ce genre de technologie est connu à travers la charte européenne eIDAS qui établit un cadre européen pour l'identification électronique et les services de confiance pour proposer aux sociétés la possibilité de signer électroniquement leurs dossiers en toute conformité et sécurité. En plus, les signatures électroniques, qui garantissent la véracité de l'acte et la légalité du signataire, sont plus difficiles à invalider devant les tribunaux que les signatures manuscrites.
Parmi les atouts des signatures numériques, la diminution des coûts d'impression, de traitement et d'expédition est la plus importante. En utilisant un logiciel de signature digitale, l’efficacité des employés peut augmenter en raison de l’allègement du temps de traitement des requêtes. Ainsi, les collaborateurs peuvent travailler sur des missions à plus forte valeur ajoutée. De plus, cela diminue énormément les coûts de gestion.
Les limites de la signature électronique
Une fois qu'un fichier signé électroniquement est édité puis numérisé, la signature électronique dépossède toute valeur légale, car il est simple de la modifier à l'aide d'un logiciel de correction d'image. De nombreuses entreprises dématérialisent déjà les procédures et abandonnent progressivement les dossiers papier encombrants et pénibles à faire circuler. Les signatures électroniques font certainement partie des enjeux numériques auxquels sont confrontées les entreprises aujourd'hui. Elles peuvent vraiment augmenter la productivité, réagir aux normes de sécurité et simplifier de nombreux processus. Sur Internet, vous pouvez avoir plus d’informations sur le sujet.
