Malgré les progrès impressionnants de la société en matière de technologie, 73 % des entreprises de moins de 500 employés impriment encore des papiers au moins quatre fois par jour. Nombre de ces documents contiennent des informations sensibles ou privées, telles que des détails sur les comptes des clients ou des informations confidentielles sur le bureau. Ces pages ne doivent pas être jetées dans les poubelles publiques - mais alors où doivent-elles aller ?
Le déchiquetage du papier n'est peut-être pas la solution la plus glamour, mais les avantages qu'il procure aux particuliers comme aux entreprises sont trop précieux pour être négligés.
1. Protégez vos clients (et votre entreprise)
L'actualité regorge d'histoires d'entreprises qui, en raison d'une mauvaise gestion des informations, ont accidentellement exposé leurs clients au risque d'usurpation d'identité. Une seule feuille de papier suffit à causer des mois de maux de tête et des milliers d’euros de pertes. Le déchiquetage de tous les documents contenant des informations personnelles ou confidentielles est le meilleur moyen de garantir qu'ils ne seront jamais volés ou compromis. En même temps, vous protégerez vos clients et vous vous assurerez que votre entreprise ne subira jamais un mauvais cycle de nouvelles.
2. Réduire les risques de sécurité
Quelques feuilles de papier peuvent sembler ne pas mériter une attention prolongée, mais qu'en est-il des rangées de classeurs, tous remplis à ras bord de papiers ? Le stockage de ces documents, simplement parce que vous n'avez aucun moyen de vous en débarrasser de manière sûre ou efficace peut occuper un espace précieux, mais il peut également présenter un risque pour la sécurité. En cas d'urgence, les employés pourraient être obligés de se frayer un chemin dans un dédale d'armoires ou pourraient se heurter à des piles de papiers ou des poubelles qui n'auraient dû être que temporaires. Le déchiquetage du papier élimine rapidement et en toute sécurité ces obstacles.
3. Garantir la conformité avec les lois fédérales sur la confidentialité
Certains métiers, comme les secteurs juridique et médical, ont des obligations qu'ils sont tenus de respecter au niveau fédéral concernant l'élimination en toute sécurité des informations personnelles. Un service professionnel de déchiquetage de papier garantit que vous et votre entreprise serez en conformité avec les directives HIPAA et que les documents seront éliminés d'une manière adaptée à leurs informations et à leur composition physique (après tout, les documents papier nécessitent un traitement et une élimination différents de ceux des radiographies ou des supports électroniques, par exemple).
4. Augmenter la productivité des employés
Le déchiquetage individuel des documents en interne crée une multitude de problèmes, dont le moindre n'est pas la perturbation constante de l'emploi du temps de vos employés. Il est difficile de rester concentré sur une tâche lorsque les allers-retours avec la déchiqueteuse du bureau font perdre de précieuses minutes. Au fil du temps, des heures pourraient être gaspillées chaque semaine sur une tâche inefficace. En externalisant le travail, vous récupérez ce temps, ce qui permet à votre entreprise de se concentrer sur les tâches et de les achever selon le calendrier prévu.
6. Bureautique
Lorsque nous parlons de bureautique, nous ne faisons pas seulement référence à l'automatisation qui peut être obtenue par l'utilisation et la mise en œuvre de machines. En effet, l'automatisation des processus bureautiques, les solutions de gestion et la formation des employés sont autant d'éléments qui peuvent profiter à une entreprise et créer un environnement de travail plus économique. L'élimination des documents sensibles n'est qu'un exemple de processus qui pourrait être automatisé, permettant ainsi aux employés de travailler plus efficacement à leurs tâches respectives.
7. Recyclage responsable
Opérer de manière écologique n'est pas seulement bon pour l'environnement - c'est aussi bon pour les affaires. Selon Forbes, 87 % des consommateurs ont une opinion plus positive d'une entreprise qui soutient les questions sociales ou environnementales. Les documents qui passent par le destructeur de papier fellowes (que vous trouvez ici) sont triés et recyclés par un centre de recyclage local de confiance. Le recyclage d'une seule tonne de papier permet de sauver 17 arbres et 3,3 mètres cubes d'espace de décharge.
8. Améliorez votre réputation
Faire appel à un destructeur de papier indique plusieurs choses aux clients actuels et potentiels. La première est que vous prenez au sérieux leurs informations et la confiance qu'ils vous accordent pour les protéger, et que vous êtes prêt à faire appel à des solutions pour les éliminer de manière responsable. Deuxièmement, vous savez précisément où se trouvent ces informations à chaque fois qu'elles sont en votre possession.
9. Améliorez la sécurité des documents
Lorsque les documents sont déposés sur le trottoir pour le ramassage des ordures, vous ne pouvez plus contrôler qui les voit et où ils vont. Cependant, les risques commencent bien avant le jour du ramassage des ordures. Supposons qu'une visite du bureau soit organisée et que l'invité découvre par hasard des informations confidentielles sur le bureau, sans surveillance. Le déchiquetage (et le stockage sécurisé dans une console de bureau verrouillée) garantit qu'un tel scénario n'a aucune chance de se produire, et que les informations ne seront jamais obtenues que par les personnes qui ont été correctement sélectionnées et autorisées à les utiliser.
10. Rapide et efficace
Un destructeur de documents fellowes peut traiter des dizaines feuilles de papier à la fois sans se bloquer et peut nécessiter une période de refroidissement après une utilisation intensive.
